Een effectieve interne organisatie is een organisatie die zich steeds aanpast aan ontwikkelingen in de omgeving. Organisatieontwikkeling, en daarmee verandering, is daarmee een vast onderdeel van ons werk geworden.
De gemeente Leidschendam-Voorburg heeft eind 2023 een (nieuwe) visie vastgesteld, dit vormt de basis voor de ontwikkeling waar we nu en komende tijd aan werken. De beweging waar we aan werken gaat primair over wendbaarheid, sensitiviteit en resultaatgerichtheid.
Er zijn vier ontwikkelopgaven geformuleerd die invulling geven aan deze ambitie. In het organisatiewerkplan van de directie staan de opdrachten benoemd die we in 2024 uitvoeren om de doelen te bereiken. In onderstaande afbeelding is de organisatieontwikkeling voor 2024 in beeld gebracht.
Voor de ontwikkelopgave verbonden en betrokken lag de focus voor 2024 op ‘werken volgens de bedoeling’. Geen nieuw thema, wel een thema dat blijvend aandacht verdient en waar we beter in beeld willen krijgen hoe we daar nu uitvoering aan geven en waar we nog stappen op kunnen zetten.
- Resultaten 2024:
In 2024 is hier invulling aan gegeven door te werken aan drie opdrachten, mensgerichte dienstverlening, gebiedsgericht werken en het experimenteerprogramma participatie. Deze opdrachten lopen door in 2025. In 2024 zijn dit de belangrijkste resultaten:Voor de opdracht mensgerichte dienstverlening is in 2024 is een dienstverleningsmonitor voor bereikbaarheid en terugbelverzoeken ingericht. Daarnaast is een 0/meting klanttevredenheid uitgevoerd voor WMO en parkeren. Er is een hogere nulmeting bereikt ten opzichte van de 0-meting bij parkeren. Er is een start gemaakt met de opdracht integraal klantbeeld. Dit loopt door in 2025. Voor gebiedsgericht werken is gestart met gebiedsgerichte data-analyses. Voor iedere wijk is een veiligheidsscan uitgevoerd. Verder is gestart met de pilot gebiedstafel. Voor participatie is in 2024 een experimenteerprogramma vastgesteld.
Voor het versterken van het strategisch vermogen lag de focus voor 2024 op het realiseren van een effectief strategennetwerk, zodat we de strategische capaciteit in de organisatie beter aan elkaar verbinden en beter kunnen benutten voor het geheel.
- Resultaten 2024:
In 2024 is het strategennetwerk ingericht. Zij hebben gezamenlijk een plan van aanpak opgesteld voor het verder versterken van het strategisch vermogen. Dit start in 2025.
De ontwikkelopgave sturing en samenhang had in 2024 de focus op het borgen van een logische organisatie. Dat gaat over structuur, sturing en coördinatiemechanismen. In deze opgave werd ook gewerkt aan een stevige basis, zoals het beter op orde brengen van de ICT.
- Resultaten 2024:
In 2024 is de interne planning & control (managementcyclus) in de organisatie geprofessionaliseerd. Dit stelt de gemeente beter in staat om te sturen. Daarnaast is een evaluatie gedaan van de overlegstructuur met de portefeuillehouders en zijn verbeteringen doorgevoerd ter bevordering van het bestuurlijk-ambtelijk samenspel. Ook is een herijkt handboek projectmatig en programmatisch werken vastgesteld. In 2025 zal gewerkt worden aan de implementatie van de werkwijze. Voor de structuur van de organisatie is een ontwerpopdracht vastgesteld. Op basis van deze opdracht wordt in de eerste helft van 2025 een organisatie-ontwerp uitgewerkt met als doel om een structuur neer te zetten die ondersteunend is aan de (toekomstige) opgaven van de gemeente. In 2024 is ook een start gemaakt met het vormen van een afdeling Informatiemanagement, ICT Servicemanagement en Onderzoek (IISO) met als doel dat de ICT-functie beter in positie komt op strategisch niveau. De verwachting is dat dit leidt tot meer centrale regie en meer eenduidige dienstverlening aan de interne klant (vakafdelingen) en daarmee indirect ook richting de burger.
De ontwikkelopgave leren en ontwikkelen ondersteunt de hele beweging. Gezien de huidige arbeidsmarkt ligt de focus van deze opgave op strategisch opleiden en strategische personeelsplanning. Vanuit deze opgave is in 2024 ook een Management Development traject gestart voor alle managementlagen, die doorloopt in 2025. Hiermee kan het management de organisatieontwikkeling gezamenlijk vormgeven en de eigen teams hierin begeleiden.
- Resultaten 2024:
Alle afdelingen hebben dit jaar een start gemaakt met strategische personeelsplanning. In de eerste helft van 2025 wordt het daarom mogelijk om een organisatiebreed beeld neer te zetten zodat we kunnen anticiperen op de toekomst.
Er is een start gemaakt met het MD-traject door middel van een opleiding van het hele management op het gebied van systemisch leidinggeven. Deze insteek is gekozen om de resultaten vanuit de opdracht sturingsfilosofie te versterken. Een structuur is immers pas functioneel als eenieder daarbinnen zijn of haar rol goed in kan nemen.
Ook is een slag gemaakt met het strategisch opleidingsplan door leerdoelen te koppelen aan de thema’s uit deze organisatieontwikkeling. Verdere uitwerking volgt in 2025 waarbij wordt gestart met een visie op leren.
De visie van Leidschendam-Voorburg wordt niet in een jaar gerealiseerd. Het vraagt een langere adem en volhardendheid om deze ontwikkeling steeds in samenhang vorm te geven. De opdrachten die uitgevoerd worden in het kader van organisatieontwikkeling zijn daarom veelal grotere opdrachten met een langere doorlooptijd. Dat betekent dat de meeste opdrachten doorlopen in 2025